Recentemente, ed ora più che mai, sempre più imprese si rendono conto della necessità di passare da un sistema di lavoro “analogico” ad uno integrato, che comprenda anche il digitale.
L’epoca delle bolle fatte a mano, dei magazzini caricati con “mi par che manchi qualcosa” è finita. La fattura elettronica ha dato un giro di vite definitivo a quello che era un mondo sempre in bilico tra il cartaceo ed il digitale, segnando un punto di svolta.
Il metodo di lavoro deve evolversi di concerto, spostando all’interno dei computer tutti i nostri appunti, bigliettini, post-it.
Lavorare in digitale ha tantissimi vantaggi.
Tutti i dati sono tracciati ed aggiornati in tempo reale.
Gli appunti e le task sono dotate di promemoria ed allarmi, riducendo il rischio di dimenticanze.
La tua memoria non è più l’unica depositaria delle informazioni aziendali, che invece risultano al sicuro all’interno dei servizi di stoccaggio, protette e ridondanti.
L’intero flusso di lavoro viene organizzato e gestito, reso più dinamico e standardizzato.
Passiamo poi alla produzione documentale cartacea. Il processo per la digitalizzazione non può non considerare tutti quei documenti che necessitano per un motivo o per l’altro di essere prodotti su carta.
Le più moderne Multifunzione hanno un sistema che consente di gestire i documenti ad uso interno in un modo completamente nuovo: il foglio viene stampato, viene utilizzato per il suo ciclo di vita ma non viene assolutamente buttato o distrutto. Viene invece inserito in un processo di riciclo, che scansiona il documento, ne archivia una copia in caso di eventuali errori o per necessità future, sbianca il toner e dispone nuovamente il foglio pulito per la successiva stampa.
In questo modo tutti i documenti ad uso interno, finalizzati a prendere semplici appunti o ad assegnare delle task, non vanno ad incidere sull’impronta cartacea aziendale, ma vengono riciclati fino a 12 volte e trasformati in documenti digitali, che potranno poi essere facilmente ricercati e consultati.
Come ultima parte del programma relativo al cartaceo, inseriamo il cliente nel programma PrintReleaf, che si impegna a piantare lo stesso numero di alberi che vengono abbattuti per produrre i documenti che vengono stampati, in modo da rendere l’azienda ad impatto completamente zero!
Riassumendo, abbiamo quindi trasformato una realtà dove la voce, i ricordi e gli appunti presi a mano gestivano tutto il flusso di immissione, gestione e conservazione dei dati e l’abbiamo trasformata in un’azienda flessibile, sicura, ordinata ed organizzata, dove i dati sono sempre ricercabili e vengono protetti, in modo da poter dedicare il maggior sforzo mentale al completamento del nostro lavoro piuttosto che alla memorizzazione di informazioni complementari.
Il processo può sembrare lungo e complicato. Magari di primo impatto puoi pensare che non sia possibile applicarlo alla tua azienda, ma non è assolutamente così.
Le varie fasi vengono gestite dai nostri consulenti e dai nostri tecnici nel modo più indolore possibile, andando a sostituire un mattoncino alla volta in modo da non generare blocchi, non interrompere la produzione e lasciando la minore impronta possibile.
Gli orari di intervento vengono concordati insieme al cliente, che avrà a disposizione una mappa con tutto il percorso da effettuare, fino al raggiungimento del risultato finale.
Fatti accompagnare da noi in questo percorso verso la digitalizzazione della tua azienda.
