Un professionista è messo di fronte a sfide ogni giorno più ardue.
I clienti chiamano a qualsiasi ora e forniscono dati attraverso vari canali ed in vari formati, il lavoro diventa mobile ed è necessario avere sempre dietro tutto l’occorrente per poter rispondere alla propria clientela.
Una volta il professionista aveva la sua fidata ventiquattrore con dentro tutti gli appunti sui clienti attivi di quel momento, caricava e scaricava la valigetta a seconda dell’andamento del lavoro e consultava le carte ogni volta che gli venisse fatta una richiesta.
Oggi, per fortuna, la mole di lavoro è aumentata, e sono aumentati i clienti che si possono seguire. La comunicazione è diventata più facile e veloce, ma le risposte vengono attese per meno tempo e c’è molta più fretta.
Insieme possiamo trasformare il tuo ecosistema informatico e renderlo adatto a gestire e processare la mole di dati che vi transita ogni giorno.
Come?
Cominciando dalle basi, la connettività. Un contratto flat con una buona capacità di download ed upload ti consentirà di ricevere e spedire informazioni senza attese o rallentamenti. I nostri consulenti verificheranno il tuo attuale contratto per saperti dire se sono necessarie modifiche alla banda o se il tuo attuale operatore è in linea con il mercato.
Per gli studi professionali, noi consigliamo sempre di suddividere in personale stabile e personale itinerante. Il personale stabile è quello che dall’apertura alla chiusura lavora sempre in sede, senza mai uscire. Il personale itinerante, invece, spesso e volentieri abbandona la sua postazione per svolgere lavori o andare a visitare clienti e fornitori.
Dopo aver sistemato la parte relativa alla connettività, si passa alle postazioni fisse del personale stabile. I PC vengono aggiornati con modelli attuali, dotati di processori veloci, molta memoria e dischi fissi a stato solido. Per aiutarli a gestire più canali comunicativi vengono installati 2 monitor, mouse e tastiera wireless e viene integrato alla postazione un telefono IP con cuffie wireless che consente all’operatore di rispondere al telefono, mantenendo le mani libere per digitare sulla tastiera o per sfogliare dei documenti.
Per limitare al massimo l’intervento dell’elettricista nel rinnovo tecnologico, i nostri telefoni sono dotati di uscita di rete e snodo per PC, in modo da far girare sia il Computer che il telefono su un unico cavo di rete.
Passiamo a questo punto al personale itinerante. Solitamente il professionista è il primo a dover lavorare in mobilità e per permettergli di avere sempre a disposizione tutti i suoi dati, correttamente indicizzati e facilmente consultabili, ci occupiamo di creare una sincronizzazione tra il suo PC Portatile; che verrà fornito con batteria di lunga durata e di dimensioni ridotte, in modo da poterlo trasportare agevolmente; ed il backup dei suoi dati, già inserito nel cloud.
Per lavorare in modo comodo e fluente, le postazioni del personale itinerante saranno dotate di un monitor orientabile, fissato ad una staffa, mouse e tastiera full size ed una docking station che rende il Portatile, un PC fisso a tutti gli effetti. Sarà sufficiente inserire uno spinotto nel Laptop, per godere della comodità e della facilità d’uso di un fisso.
Passiamo ora alla parte organizzativa dei dati.
Il cloud privato farà da serbatoio per tutte le informazioni, che saranno tempestivamente consultabili dall’esterno utilizzando tablet, smartphone e portatili, rendendo possibile avere l’intero archivio presente in sede, comodamente stoccato in tasca.
L’agenda di nuova concezione di Office 365 sarà facilmente consultabile ed aggiornabile da tutte le piattaforme, permettendo alla segreteria o direttamente ai professionisti di gestire gli appuntamenti, incastrandoli al meglio.
I diritti per la creazione sugli appuntenti, le disponibilità orarie e la visibilità degli appuntamenti presi, sono totalmente personalizzabili dagli utenti, in modo da trovare la soluzione più adatta alle necessità.
Le e riunioni o le presentazioni ai clienti vengono rese più chiare e facili da gestire tramite l’uso di un monitor interattivo che si interfaccia con la rete interna. Questo dispositivo consente di mostrare il desktop di un PC, di un notebook, di un tablet o uno smartphone, semplificando di molto le procedure di collegamento.
È possibile, inoltre, creare al momento presentazioni esaustive e complete, selezionando file immagine direttamente da cartelle condivise sulla rete ed incollandoli sulla lavagna interattiva.
Non mancano le funzioni di scrittura e cancellazione, rese semplici come scrivere su un foglio di carta e le funzioni di invio delle slide direttamente ad un indirizzo mail, in modo da non perdere nemmeno un’informazione tra tutte quelle transitate sullo schermo.
Prima del termine della riunione, si può lanciare una stampa di tutte le slide, in modo da fornire a tutti i partecipanti un comodo libretto che faccia da memorandum e consenta di rivedere velocemente i contenuti del meeting. Il processo di stampa viene gestito automaticamente dal monitor interattivo.
Questi accorgimenti renderanno il tuo studio professionale un vero e proprio archivio dati digitale, consultabile da ovunque tu ti trovi e sempre aggiornato.
L’archiviazione dei nuovi documenti seguirà standard precisi e ben progettati, per avere sempre e comunque una continuità di lavoro, anche con l’avvicendarsi del personale, per cambio di turno o sostituzione.
Inoltre, per tutta la fase iniziale del progetto, fino al completo avviamento del personale, una hotline verrà messa a disposizione di tutti i collaboratori per risolvere in tempo reale eventuali incertezze o problemi che potessero sorgere nel corso del lavoro.
Porta il tuo studio nel futuro, contattaci e saremo felici di illustrarti le modalità operative per eseguire una completa trasformazione digitale!
