Per chi lavora il tempo è una risorsa limitata e preziosa. Le riunioni tradizionali spesso ne impegnano molto tra convenevoli, trasferimenti di persone da un ufficio all’altro, problemi di condivisioni dei documenti tra i partecipanti, interazioni con i contenuti e così via.
Le riunioni in remoto – o meeting online – permettono invece di trattare gli stessi argomenti – se non di più – risparmiando tempo e arrivando al punto in maniera più efficiente.
I vantaggi di una riunione in remoto
Rispetto a una riunione tradizionale, i meeting online offrono numerosi vantaggi:
- riuniscono in poco tempo persone distanti geograficamente;
- possono sostituire il primo incontro con un cliente, accelerando i tempi di conoscenza;
- riducono i costi: le spese di trasporto, di vitto, di eventuali alloggi o noleggio di sale per incontrarsi possono pesare parecchio sul bilancio dell’azienda;
- contengono l’impatto ambientale perché sono necessari meno spostamenti in auto o con altri mezzi;
- aumentano l’efficienza lavorativa: spostarsi da un luogo all’altro per lavorare comporta un maggiore dispendio di energie fisiche e mentali;
- diminuiscono i piccoli “imprevisti umani” come convenevoli o lunghi saluti, spesso messi in campo più educazione che per sincere necessità di comunicazione interpersonale.
Cosa serve per una riunione in remoto
Bastano un pc e un collegamento a Internet? Sono indispensabili, ma un meeting online è più di una semplice videochiamata. Per far sì che sia produttivo c’è bisogno di:
- una smart board, ovvero una lavagna interattiva che ci consente di mostrare a video in tempo reale quello che si digita o si disegna;
- una webcam con un buon grandangolo per coprire la sala nella sua interezza, meglio se dotata di un sistema per il riconoscimento dei volti e per zoomare sulla persona che sta parlando;
- un tavolo e delle sedie disposti in modo che sia facile vedere tutti i partecipanti dalla posizione della webcam;
- un software che gestisca le collaborazioni e supporti la moderazione dei partecipanti;
- una connettività ad alte prestazioni che supporti ingenti scambi di dati.
Come si svolgono le riunioni nella tua azienda?
Quante persone prendono parte di solito alle riunioni? Quali mezzi vengono usati? C’è un moderatore? Ogni azienda ha il suo modo di gestire le riunioni, in base alle sue esigenze.
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