Il tempo e l’ordine sono elementi preziosi per uno studio legale. E il lavoro di un avvocato spesso si compone di una lunga e laboriosa acquisizione e integrazione di documenti sia digitali che cartacei.
Con l’app TA Easy Folder la gestione dei tuoi documenti diventa più veloce e precisa.
In questo articolo ti spieghiamo quali sono i problemi più comuni di una gestione classica e come invece puoi acquisire, integrare, archiviare e reperire con facilità i documenti grazie all’app di Triumph Adler.
I problemi della gestione classica
Durante lo studio di un caso, può capitare di dover investire parecchio tempo a digitalizzare e salvare immagini e dati cartacei recuperati nello storico delle pratiche, magari facendo avanti e indietro tra i faldoni dell’archivio, lo scanner e il PC.
Tale gestione può generare difficoltà quali:
- dispendio di tempo per ribattere testi e rilettura per evitare trascrizioni errate;
- ricerca difficoltosa delle pratiche nell’archivio storico;
- logiche diverse di archiviazione da parte del personale dello studio;
- stress rispetto alle scadenze processuali.
Inoltre, potrebbe risultare macchinoso dover integrare le risorse appena digitalizzate con altre che già lo sono e le stesse difficoltà potrebbero replicarsi a ogni nuovo caso.
La soluzione
Con TA Easy Folder puoi rilevare e archiviare i tuoi documenti dalla stampante multifunzione con pochi tocchi, accorciando i tempi di preparazione dei documenti secondo criteri unici e validi per tutto lo studio.
Per usare TA Easy Folder è sufficiente una stampante multifunzione collegata alla tua struttura informatica.
Acquisizione e integrazione
Dal pannello di controllo della multifunzione puoi gestire l’acquisizione dei documenti cartacei, convertirli in pdf editabile e salvarli nelle cartelle da te impostate.
Con la stessa facilità, sul pc puoi integrare documenti già in formato digitale editabile e non, quali immagini o foto: ti basta un semplice click del mouse per indirizzarli alle cartelle prescelte.
Archiviazione e ricerca
TA Easy Folder ti permette molte personalizzazioni gestibili dalla multifunzione, ad esempio puoi:
- impostare procedure per facilitare la memorizzazione di pratiche relative alla clientela con cognomi stranieri;
- suddividere i documenti indirizzandoli ai singoli associati.
Una volta salvato, ogni documento è ricercabile navigando tra le cartelle di rete o per contenuti con i comandi dei sistemi Windows o Apple.
Zeta Ufficio è partner Triumph Adler. Chiedici maggiori informazioni, saremo lieti di fornirti una consulenza senza impegno per rispondere alle tue domande.
