Quante volte hai perso tempo e pazienza a riordinare, archiviare o recuperare un
rapporto di intervento di un’assistenza tecnica?
Abbiamo la soluzione: TA Easy Folder.
In questo articolo ti spieghiamo quali sono i problemi più comuni di una gestione tradizionale e come invece puoi creare, archiviare e trovare con facilità i rapporti di intervento grazie alla app di Triumph Adler.
I problemi della gestione tradizionale
Al ritorno da un’assistenza, un manutentore spesso deposita i rapporti d’intervento in cassetti o cartelle. A volte magari con istruzioni varie su un Post-it.
Se archiviato poi in formato digitale, il processo di solito prevede la scannerizzazione del documento, il suo indirizzamento a una cartella comune, la creazione di un’altra cartella sul pc dove riporlo, avanti e indietro allo scanner e la rinomina manuale di ogni documento.
Tutto ciò può comportare:
- perdita di tempo a riordinare i rapporti;
- cataste di documenti da smaltire;
- errori nella creazione delle cartelle;
- difficoltà a reperire il documento.
Ti ci ritrovi?
La soluzione
Non preoccuparti, puoi rendere facile e veloce la tua gestione dei rapporti di intervento con l’app TA Easy Folder.
Per usarla è necessario un pc e una stampante multifunzione. Un operatore qualificato installa l’app sulla multifunzione e la connette al tuo pc o alla rete informatica che già usi.
Ecco di seguito i passaggi che semplificano la gestione.
Creazione del rapporto personalizzato
- scannerizzi il modulo cartaceo standard del rapporto sulla multifunzione tramite TA Easy Folder
- TA Easy Folder ci aggiunge un QR Code identificativo secondo le indicazioni di archiviazione della tua azienda quali, ad esempio, nome cliente, data, progressivo, e così via.
- stampi il modulo personalizzato e lo consegni al manutentore.
Archiviazione del rapporto personalizzato
Al ritorno del manutentore, acquisisci tramite la multifunzione il rapporto compilato e firmato e, grazie al QR Code, TA Easy Folder lo archivia automaticamente salvandolo in pdf nelle cartelle del pc, nas o server della tua struttura informatica, secondo le categorie da te scelte.
Ricerca del rapporto personalizzato
Il recupero dei documenti è ora facile e istantaneo: sono archiviati nelle cartelle digitali da te indicate secondo i criteri che hai scelto. Puoi abbandonare la carta e disporre di un archivio digitale stabile e sicuro.
Zeta Ufficio è operatore autorizzato per TA Easy Folder. Chiedici maggiori informazioni, saremo lieti di fornirti una consulenza senza impegno per rispondere alle tue domande.
