Alzati, posiziona la pratica sullo scanner, siediti di nuovo al pc, scansiona, rinomina, salva e… ricomincia.
Passaggi di proprietà, patenti, formazione dei conducenti e chi più ne ha più ne metta. Un’autoscuola sa bene quante pratiche cartacee deve trasformare in formato digitale e caricare ogni giorno nei gestionali per il trasferimento verso gli Enti Pubblici.
Per fortuna esiste l’app TA Easy Folder.
Di seguito ti spieghiamo quali sono i problemi più comuni creati da una gestione tradizionale dei documenti, e come invece puoi acquisire e caricare con comodità le pratiche grazie all’app di Triumph Adler.
I problemi della gestione tradizionale
Usare pc e scanner alla vecchia maniera per acquisire e caricare documenti non è solo scomodo ma, a fronte di molte pratiche da smaltire, può causare:
- dispendio di tempo;
- necessità di scansire due volte il documento (una copia per il cliente e un’altra per il gestionale);
- pile di documenti, perché chi li gestisce deve svolgere anche altre mansioni;
- impossibilità di modificare il gestionale per velocizzare le procedure.
Per l’autoscuola inoltre è basilare tenere in ordine i documenti, sia per fini contabili sia per ragioni amministrative e legali.
La soluzione
L’app di TA Easy Folder può aiutarti a snellire tutto il processo. Grazie alla gestione dell’acquisizione e del caricamento dei documenti direttamente dal pannello della stampante multifunzione puoi dire addio alle passeggiate tra pc e scanner.
Funziona così:
- Poni i documenti della pratica sullo scanner della multifunzione;
- Digiti il tipo e il numero di pratica sul pannello della multifunzione;
- Attendi la lettura;
- Navighi tra le cartelle del gestionale e carichi il documento.
Facile, vero? È sufficiente seguire le istruzioni sul pannello della multifunzione e, pratiche alla mano, fai tutto da lì.
Premendo il tasto di scansione inoltre, puoi produrre una copia digitale del documento per il gestionale e contemporaneamente una copia cartacea da consegnare, ad esempio, al cliente.
Quando archivia un documento, TA Easy Folder crea cartelle di rete ricercabili anche per contenuto. Al momento della configurazione da parte dell’operatore Triumph Adler, è possibile programmare il gestionale affinché legga nelle cartelle create dalla multifunzione tutti i nuovi documenti importati.
Preferisci una passeggiata all’aperto anziché dal pc allo scanner? Ti capiamo. Zeta Ufficio è operatore autorizzato per TA Easy Folder. Chiedici una consulenza senza impegno, saremo lieti di spiegarti come migliorare il tuo flusso di lavoro.
